Catatan Buat Panitia Chibicon, dari Sesama EO.
Seminggu sebelum acara, kamu lagi asik ngitung hari.
Tiket udah di tangan, hotel udah dibayar, dan tiket kereta Jakarta ke Surabaya juga udah aman.
Terus tiba-tiba malam-malam muncul pengumuman kalau tempat duduk nontonnya diundi lewat gacha. Padahal kapasitasnya cuma buat lima ratus orang doang.
Reaksi wajar pertama kita pasti panik, marah, dan ngerasa dikhianati.
Tapi sebelum kita ramai-ramai ngamuk ke Chibicon, aku mau coba ngomong dari sisi yang sedikit beda.
Aku cuma kebetulan udah cukup lama kerja sebagai event organizer, khususnya posisi show director. Jadi aku tau betapa seringnya keputusan yang kelihatan nggak masuk akal itu sebenernya lahir dari situasi yang jauh lebih ribet dari kelihatannya.
Mari kita lihat dari sisi yang adil dulu. Keputusan untuk memindah sesi PANDAVVA ke Chameleon Hall secara tertutup dengan kapasitas 500 orang itu sebenernya bisa dimengerti.
Over capacity atau kelebihan muatan di sebuah tempat pertunjukan itu sudah masuk ke soal keselamatan penonton. Kalau ruangan terlalu penuh dan terjadi sesuatu, seperti ada yang pingsan atau dorong-dorongan, itu bakal jadi tanggung jawab panitia. Beban itu berat banget, jadi aku ngerti kenapa mereka ambil keputusan ini.
Kita gak perlu mengulang kejadian pilu konser-konser yang memakan korban jiwa di masa lalu.
Sistem gacha atau sistem undian acak juga bukan ide yang sepenuhnya gila. Ini salah satu cara paling netral untuk membagi akses ketika permintaan jauh melebihi kapasitas ruangan. Nggak ada yang bisa bayar lebih buat menang, dan nggak ada yang bisa pamer koneksi orang dalam. Semua orang punya peluang yang sama untuk dapet tiket
Jadi, masalahnya bukan di keputusannya.
Masalah utamanya ada di jam berapa keputusan itu diumumkan ke publik. Pengumuman ini baru keluar sepuluh hari sebelum acara dan disebarkan malam hari. Saat itu banyak fans sudah terlanjur booking tiket kereta, penginapan, bahkan sampai ambil cuti kantor.
Lebih parahnya lagi, sampai detik pengumuman itu keluar, rundown mereka aja belum jelas. Orang-orang terpaksa beli tiket dua hari karena nggak tau PANDAVVA bakal tampil di hari yang mana.
Ini hal yang wajar untuk nggak bisa dimaklumi.
Prediksi jumlah crowd atau penonton untuk PANDAVVA itu harusnya udah bisa dilakukan dari jauh-jauh hari. Komunitas mereka itu besar, vokal, dan antusiasmenya sudah terbukti di berbagai event sebelumnya.
Kalau kekhawatiran soal kapasitas ini baru muncul seminggu sebelum acara, pertanyaannya adalah proses risk assessment atau penilaian risikonya ke mana aja selama ini.
Mitigasi risiko crowd itu harusnya udah masuk di tahap perencanaan paling lambat sebulan sebelum hari H. Bukan cuma seminggu sebelum acara dimulai. Apalagi diumumkan tengah malam.
Yang paling dirugikan di sini jelas bukan orang lokal Surabaya yang bisa lebih fleksibel. Dampak paling besar justru kena ke mereka yang udah berkorban total sejak awal.
Mereka beli tiket dua hari karena buta jadwal, pesan tiket perjalanan yang mahal, bayar hotel, sampai izin kerja atau sekolah.
Sekarang mereka malah dikasih pilihan yang sulit. Mereka harus ikut gacha dan berharap beruntung, atau terpaksa pulang dengan tangan kosong tapi dompet udah terlanjur jebol.
Aku nggak mau pura-pura punya jawaban paling sempurna untuk masalah ini. Orang yang bikin acara itu kerjanya emang di antara banyak variabel yang nggak selalu bisa dikontrol. Mulai dari urusan tempat, talent atau pengisi acara, sponsor, panitia lokal, cuaca, sampai jumlah penonton yang meledak.
Tapi satu hal yang bisa dilakukan lebih awal adalah komunikasi yang jelas.
Semakin besar nama talent yang kamu undang, semakin besar juga tanggung jawab komunikasimu ke audiens mereka.
Semoga panitia Chibicon mendapatkan pelajaran berharga dari kejadian ini. Pandavvarna maupun fanbase lainnya, sebesar dan sekecil apapun, mereka semua berhak dapet komunikasi yang fair untuk bisa bertemu oshi-nya.
Terima kasih banyak, Teman-teman!
Antusiasme kalian untuk Chibicon benar-benar luar biasa besar! ✨
Namun, dikarenakan adanya kekhawatiran tentang kelebihan kapasitas (over capacity) massa penonton pada performance PANDAVVA, maka kami dari panitia menyelenggarakan sesi khusus—